نظام إدارة و متابعة المشاريع و المهام و الوثائق
أهمية وجود النظام :
قامت وتقوم العديد من الجهات و الشركات و البنوك الكبيرة بتطوير أنظمة إلكترونية
من أجل
– التمكن من إدارة و متابعة المشاريع و تنظيم الأعمال وتنفيذ المهام لديها
– ميكنة إجراءات سير كامل دورة العمل
– متابعة إنهاء و جدولة الأعمال
– تبادل الوثائق الإلكترونية في كامل مراحل و دورة العمل
– تنظيم العمليات الإدارية داخل الشركة وجعلها أكثر شفافية
– تخزين كافة المعلومات الخاصة بالمستخدمين و العملاء و تاريخ التعاون معهم
– إلغاء التعامل الورقي و المخاطبات
– حفظ الوثائق المختلفة و المهام و المناقشات
– الحصول على تقارير فعالية الأداء وكفاءة التشغيل
بحيث تكون كافة هذه المعلومات متوفرة في مكان واحد ومتاحة للمستخدم
في أي مكان في العالم
مما يؤدي
إلى تسريع عملية اتخاذ القرار بناءاً على المعلومات الشاملة والمتوفرة 24 ساعة وطيلة أيام السنة
وجود العديد من الأنظمة و الحلول :
توجد عدة أنظمة من أجل تحقيق تلك الأهداف ، وهي تختلف
بحسب نوع وحجم العمل
وعلى سبيل المثال
هناك منصة خاصة قامت بتطويرها شركة مايكروسوفت اسمها شيربونت Sharepoint
وتعتبر منصة ضخمة جدا
وتستخدمها الجهات و الشركات الكبيرة فقط
مثل الجهات الحكومية و البنوك
لأنها
مكلفة جداً ويلزمها أخذ التراخيص والإعدادات الخاص بكل ترخيص
وسنذكر في التدوينة مجموعة من الحلول و البدائل
نظام التيم وكس TeamWox :
وهو يأتي في مقابل شيربونت Sharepoint المنتج من شركة مايكروسوفت
حيث يقدم نفس الوظائف
ولكن يتميز من ناحية السعر المناسب و الاقتصادي
وذلك ليقدم
خدماته إلى الجهات والشركات المتوسطة أو الصغيرة
مميزات نظام التيم وكس TeamWox :
يوفر نظام التيم وكس كل ما من شأنه المساعدة في ضمان الفعالية في العمل والكفاءة في التشغيل
بنفس المنهجية
التي تعمل فيها الجهات الحكومية و الشركات الكبيرة التي قامت تطبيق أنظمة ميكنة إجراءات العمل و الأرشفة الإلكترونية . ويشتمل النظام على ما يلي:
1- إدارة الموظفين
2- إدارة و متابعة المهام
3- إدارة الوثائق
4- خدمات البريد الإلكتروني
4- خدمات قاعدة بيانات العملاء
5- خدمات المنتدى
6- خدمات البحث
7- التقارير
8- المساعدة الفورية
9- وحدة الدعم
10- المحاسبة و البريد البنكي
قائمة التكلفة :
يختلف السعر ، حيث تم وضع الأسعار بحسب عدد المستخدمين
لكن من الأفضل أخذ 5 مستخدمين بسعر 750 دولار مع 150 دولار الرسوم السنوية الدعم والتحديث
وباقي المستخدمين .. يمكن تأجيرهم بالنظام الشهري
أو يمكن
اللجوء من البداية إلى خيار SaaS ( Software as a Service )
والذي يعني
تأجير الخدمة بحسب الاستخدام الشهري بقيمة 15 دولار للمستخدم
http://www.teamwox.com/en/groupware/delivery
مكونات النظام :
1- وحدة نظام إدارة الموظفين
يحتوي ويعكس الهيكل التنظيمي للشركة ويقدم تحليل وكشف عن مدى تكرار الوظائف مما يظهر عدم كفاءة الهيكل التنظيمي
ويحتوي على بيانات الموظفين : البيانات الشخصية وعناوين التواصل مثل البريد الإلكتروني و أرقام الهواتف ، كما يحتوي على معلومات عمل الموظف في الشركة ، وفيه يتم حفظ نسخ من وثائق الموظف كمثل ( عقد العمل ، صورة الهوية أو جواز السفر والتقارير الوظيفية أو الطبية ) ، وكذلك يحفظ سجلات دوام الموظفين ، مما تسهل معه عمليات متابعة موظفي الشركة من ناحية خارج الدوام أو ممن يعمل أكثر أو أقل من الساعات المطلوبة.
2- وحدة إدارة المهام Tasks work
تمكين المدير من توزيع المهام الوظيفية على الموظفين مع متابعة الإنجازات ، وإظهار وتحديد المهام المتعطلة أو المتأخرة لإعادة تكليف الموظفين المسؤولين عنها ، مما يساعد في رفع فعالية الأداء و جودة الكفاءة التشغيلية وتقليل التكلفة التشغيلية وتطوير أسلوب العمل و إجراءات إنجاز المهام
ويحتوى على العديد من الإمكانيات التي تمكن المدير من إجراء المناقشات المختلفة وتوثيقها ، ونشر تبادل الملفات ( الوثائق ، الصور ، ملفات الصوت ، ملفات الفيديو )
متابعة المهام :
يتم التواصل بين المستخدمين عن طريق الرسائل الفورية و البريد الإلكتروني حتى يتمكن النظام من عمل التوثيق والأرشفة الإلكترونية في الأرشيف ومراقبة تفاصيلها وتسجيل الأشخاص الذين اشتركوا في المناقشات مع حفظ كيفية تنفيذ المهمة مع والقرارات التي اتخذت
ويوفر النظام إعداد تقارير المهام الأوتوماتيكي مما يساعد في موضوع تقييم إنتاجية عمل الموظفين و تحليل كفاءة الموظفين بكل يسر وسهولة وسرعة
3- إدارة الوثائق Document Management DocFlow
لقد تم تصميم النظام من أجل بناء بيئة عمل حقيقية فعالة فيما يتعلق بنظام إدارة التوثيق و الوثائق ، و إدارة تدفق العمل أو إدارة تدفق سير العمل
حيث ييتم تخزين أي وثيقة بصورة إلكترونية مثل ( الاتفاقيات ، صورة الهويات ، البيانات ، الصورة المقروءة ضوئياً ، وكافة أنواع الوثائق )
مثال على تصميم تدفق سير العمل Workflow Automation
للتصميم
طريقة الإجراءات المطلوبة لكل عمل من أعمال الجهة
http://www.teamwox.com/en/groupware/articles/63/docflow-and-document-management
إدارة العمل الجماعي بالوثائق :
يقوم أحد الموظفين بإنشاء وثيقة ومن ثم يرسلها لاعتمادها وتوقيعها ، فيقوم الطرف الثاني بعمل تعديلات و إضافات ثم إعادة الوثيقة إلى الموظف لعمل التعديل اللازم ، ويتكرر هذا الإجراء لحين اعتماد الوثيقة النهائية ووضع التوقيع الإلكتروني عليها ، فيقوم النظام في ذات الوقت في حفظ كل الإصدارات السابقة للرجوع لها عند الحاجة ، ربط الوثائق بأي إدارة أو أشخاص من ذوي الصلة بها
4- رسائل البريد الإلكتروني e-mail account
يتميز البريد الإلكتروني بأنه مرتبط بكامل النظام ، وهذه الخاصية مهمة للغاية في العمل الجماعي مع إمكانية إعداد وتهيئة المرشحات التي تساعد على فرز الرسائل وتصنيفها بشكل أتوماتيكي
كما يمكن تخصص صندوق بريد ( المخصص ) لكل مستخدم في النظام ،
للاطلاع على المهمة ومتابعة تنفيذها أو المشاركة في عمل التوجيه الصحيح للموظف المختص ، ويمكن تخصيص موظف أو أكثر
وكما يمكن ربط ذلك مع نظام إدارة الوثائق لحل مشكلة التأكد من الحصول على الإصدار الأخير دائما ، ويمكن للإدارة البحث في الرسائل وتتبع كامل دورة المراسلة لضمان تحقق كامل دورة العمل وعدم وجود بطء أو ثغرات مع تقييم الأعمال التي ينفذها الموظفين
5- قاعدة بيانات العملاء Clients and Contacts
يمكن عن طريق النظام بناء قاعدة بيانات العملاء والأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم ، بما في ذلك أرقام الهواتف والعناوين البريدية والإلكترونية مع الوثائق المرتبطة مع الشركاء إضافة إلى أي معلومات الأخرى مفيدة ، مع المناقشات التي تمت مع عميل معين
مع التمكن من استخدام كافة الموظفين في الشركة لقاعدة بيانات واحدة ، فعلى سبيل المثال
قد يكون هناك إدارة مختصة بعمل الاتفاقيات ، و أخرى عن الدعم ، وأخرى عن المبيعات
وفي هذه الحالة تكون لدينا قاعدة بيانات خاصة بالعملاء وتاريخ خاص بالاتصالات
التي تمت بهم والاطلاع على التقارير الخاصة بذلك
مما يسهّل عملية توحيد السياسات ودرجة الجودة في التواصل معهم
مع إمكانية اكتشاف أماكن وأسباب تسرب العملاء وتحليل درجة الرضا لديهم
بشكل أوتوماتيكي وفوري وبشكل يسهل الحصول عليه
مع إمكانية تحديد صلاحيات مختلفة للوصول والتواصل مع العملاء ،
بحيث لا يطلع عليها إلا أصحاب العلاقة و الصلاحية ، وضمان عدم فقدان
إمكانية التواصل مع العميل في حال ترك الموظف العمل
6- خدمات المنتدى Communicate in Board
جرت العادة أن تنقطع العلاقة بين الجهة أو الشركة مع الموظفين ، بمجرد مغادرة المكتب
ولكن الآن ظهر مبدأ سياسة المنزل الواحد أو سياسة البيت الواحد
حتى يتم تلافي مشكلة عدم علم الموظفون بالذي تفعله الإدارة بالضبط أو سببه وإلى أين تتجه الشركة
ولكن مع وجود منتدى موحد
يمكن من خلاله نشر كافة أخبار وسياسات الشركة لكافة الموظفين
وفي نفس الوقت
معرفة توجهات وأراء واهتمامات الموظفين الذين يعملون في الشركة
عن طريق فتح المجال لهم لترك انطباعات و تعليقات الموظفين
وبذلك يمكن التعرف على الزملاء واكتشاف المشاكل المحتملة والحد منها
مع جعل ذلك يكون
بديل عن الاجتماعات الطويلة ، عن طريق تأسيس موضوع خاص منفصل
ودعوة أصحاب العلاقة للتحاور و النقاش الضروري
أو جعل ذلك ظاهر للجميع ليشاركوا فيه حتى في خارج ساعات العمل وفي المنزل
7- نظام البحث Search Engine
لابد من تسمية قواعد البيانات ( مناجم البيانات ) والتي تحتاج إلى التنقيب
للعثور على الكنوز النفيسة والثمينة فيها
ويوفر النظام هذه الخاصية من خلال تنظيم عمليات تخزين البيانات
وإمكانية إجراء البحث السريع والوصول إلى المعلومات
والعثور على الوثائق الضرورية والرسائل الإلكترونية والمهام والمواضيع المنشورة في اللوحة بسرعة
مع خاصية البحث المركب من خلال محركات البحث
حيث يبحث عن تنوعات الكلمة المدخلة ، مثلا إن أدخلنا ( سوق )
فإن النظام سيبحث عن ( الأسواق ) ( التسويق ) .. وهكذا
ويوفر النظام خاصية البحث المتقدم بوضع حدود زمنية معينة أو أشخاص لمساعدة النظام
في سرعة الفرز و الفلترة
8- تقارير النظام Reports
يقوم النظام بعمل التقارير بشكل إلكتروني بحسب التصميم والتنسيق الذي تحتاج له كل إدارة
كما يمكن عمل تقارير مثلا على كفاءة تعامل الموظفين مع العملاء
وتقارير تساعد في عمليات التسويق و التخطيط
9- المساعد الفوري Online Assistant
يقدم النظام خدمة الدردشة أو المحادثة التي توفر التواصل الآمن بين الموظفين
حيث يتم تشفير كافة الرسائل ، كما يمكن استخدامها في الاتصال مع العملاء و الشركاء و الجهات الخارجية
مع توثيق و حفظ و تسجيل ذلك للرجوع له كلما دعت حاجة له
10- وحدة المساندة Service Desk
وهي مخصصة من أجل إدارة و تحديد و تخطيط و مراقبة المهام
حيث يتم تقسيم العمل إلى فريق عمل متخصص في مشاريع أو منتجات معينة
ويتم توزيع العمل بحسب الفئة والأولوية ونوع المعالجة
ثم يكون هناك فريق مشرف من أجل وضع رقابة صارمة للعمل
على تنظيم العمل وضمان تبادل وانتقال البيانات بسرعة داخل الشركة
من أجل السيطرة السريعة على المشاكل والشكاوي الداخلية والخارجية أولا بأول
والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بشكل يتكامل مع رسالة وأهداف الجهة أو الشركة
11- المحاسبة و البريد البنكي
يقوم النظام بتقديم الخدمات المحاسبة التي تهم الإدارة العليا أو مدراء الإدارات الذين
يرغبون في معرفة المجاميع دون الخوض في التفاصيل المالية
فيقوم النظام بإنشاء دفتر أو حساب مخصص لكل مشروع بحيث يتم
فيه توثيق المصروفات والفواتير وتوزيع جميع العمليات المالية مع إصدار
التقارير الآلية التي تعكس بيانات العملاء والمنتجات مع بحسب النظام المحاسبي
المعتمد ، مع إصدار دورية يومية وأسبوعية وفصلية أو سنوية بحسب المطلوب
وحدة البريد البنكي أو المصرفي
تقوم بالتواصل التلقائي مع أنظمة المدفوعات في البنوك ، ويقوم بتحميل بيانات
جميع المبالغ المدفوعة من الحسابات المشار إليها و تلقائيا يسندها إلى الحساب المقصود
ويمكن لوحدة المحاسبة ضبط وتوجيه وتوزيع المعاملات الواردة و المدفوعات
بحسب ما يتناسب مع دورة العمل المحاسبي لديهم
================================================
كما أن هناك حلول وأنظمة أخرى
مثل zoho
ومثل Microsoft Dynamics
http://www.microsoft.com/en-xm/dynamics/default.aspx
وأيضا يوجد البدائل المنتجات التالية :
TeamLab , Pipedrive , Banckle CRM , Atollon Lagoon CRM , Ubidesk , SugarCRM , BlueCamroo , Zimplu CRM , Banckle , Atollon Lagoon , Atollon , Lagoon , Ubidesk , Zimplu
مع تحيات
أخوكم
م.د فايز الفرحان
http://www.mbdle.com
النظام , نظام , أنظمة , الأنظمة , البرامج , برامج , تطبيقات , التطبيقات , نظم , النظم , الجهات , جهات , الشركات , الشركة , شركة , شركات , جهة , الجهة , البنك , البنوك , المصرف , المصارف , المصارف الإسلامية , مصارف إسلامية , بنوك إسلامية , البنوك الإسلامية , الإلكترونية , إلكترونية , الإلكتروني , إلكتروني , آلي , الآلي , ميكنة , الميكنة , الأنظمة الإلكترونية , إدارة , الإدارة , المدير , مدير , المهام , المهمة , مهام , مهمة , جدولة ,الجدولة , جدولة الأعمال , مشروع , مشاريع , المشروع , المشاريع , إدارة المشروع , إدارة المشاريع , تنظيم المهام , متابعة المشاريع , متابعة المشروع , الوثائق الإلكترونية , الوثائق , التوثيق , توثيق , وثائق , دورة , دورة العمل , شفافية , الشفافية , النزاهة , النزاهة والشفافية , العمليات الإدارية , عمليات إدارية , تخزين , المستخدمين , مستخدم , المستخدم , مستخدمين , مستخدمي , العميل , العملاء , عميل , عملاء , علاقة , علاقات , التعامل الورقي , تعامل ورقي , مخاطبة , المخاطبة , مخاطبات , المخاطبات , حفظ الوثائق , تخزين الوثائق , حفظ , توثيق , تسجيل , التوثيق , الحفظ , التسجيل , المناقشات , المراسلات , التواصل , تواصل , الاتصال , اتصالات , الاتصالات , معلومات , المعلومات , بيانات , البيانات , الشاملة , الشامل , المتكامل , متكامل , التكامل , 24 ساعة , الحلول , حلول , أهداف , الأهداف , الإدارة العليا , منصة , منصات , تطوير , التطوير , مايكروسوفت , شيربوينت , Sharepoint , الجهات الحكومية , الحكومة , الحكومة الإلكترونية , الحكومات الإلكترونية , التراخيص , الرخص , رخص , تراخيص , إعدادات , الإعدادات , التيم وكس , التيموكس , التيموكيس , تيم وكس , تيم ووكس , التيم ووكس , السعر , الإسعار , التسعير , تسعير , سعر , أسعار , المتوسطة , الصغيرة , متوسطة , صغيرة , مميزات , المميزات , خصائص , الخصائص , فعالية , الفعالية , الكفاءة , كفاءة , العمل , فعالية الأداء , كفاءة التشغيل , الجودة , جودة , جودة الخدمة , جودة الخدمات , الخدمة , الخدمات , خدمة , خدمات , المنتج , المنتجات , منتج , منتجات , تطوير الخدمات , تطوير خدمات , تطوير منتجات , تطوير المنتجات , تطبيق , التطبيقات , تطبيقات , ميكنة إجراءات العمل , إجراءات العمل , الأرشفة الإلكترونية , أرشفة إلكترونية , البحث الإلكتروني , بحث إلكتروني , أنظمة , موظفين , موظف , الموظفين , الموظفون , الموظف , إدارة المهام , متابعة المهام , إدارة الوثائق , البريد , بريد , البريد الإلكتروني , بريد إلكتروني , بيانات العملاء , قاعدة بيانات العملاء , إدارة علاقات العملاء , علاقات العملاء , منتدى , المنتدى , التقارير , تقارير , إعداد التقارير , إعداد تقارير , التقارير الإلكترونية , تقارير إلكترونية , المساعدة الفورية , المساندة الفورية , مساعدة فورية , مساندة فورية , الدعم , وحدة الدعم , المحاسبة , المحاسبة المالية , إدارة المحاسبة , وحدة المحاسبة , قسم , وحدة , قسم المحاسبة , البنكي , المصرفي , البنكية , المصرفية , المستخدمون , التكلفة , تكاليف , التكاليف , احتساب , حساب , الرسم , الرسوم , رسوم , سنوية , الرسوم السنوية , تأجير , التأجير , تأجير الخدمة , تأجير الخدمات , تأجير المنتج , تأجير المنتجات , الشهري , السنوي , إدارة الموارد , إدارة الموارد البشرية , الموارد البشرية , الهيكل التنظيمي , تحليل , الوظيفة , الوظائف , الموظفين , الموظفون , البيانات الشخصية , التواصل , الاتصال , عقد عمل , عقد العمل , صورة العقد , صورة الهوية , جواز السفر , التقارير الطبية , التقارير الوظيفية , سجلات , السجلات , دوام , الدوام , عمليات , العمليات , خارج العمل , خارج الدوام , خارج عمل , خارج دوام , وحدة إدارة المهام , وحدة , إدارة المهام , المدير , المدراء , مدير , مدراء , فعالية الإداء , جودة الكفاءة التشغيلية , الكفاءة التشغيلية , جودة الكفاءة , تقليل التكلفة , تقليل التكلفة التشغيلية , التشغيل , تشغيل , صيانة , الصيانة , الوثائق , الصور , صور , ملفات الصوت , ملفات الفيديو , صورة , الصورة , ملفات , الصوت , صوت , الفيديو , فيديو , مقطع , مقاطع , الرسائل الفورية , الرسائل , رسائل , المراسلات , التراسل الفوري , الأرشيف , القرارات , قرارات , الأوتوماتيكي , أوتوماتيكي , أتوماتيكي ,الأتوماتيكي , كفاءة الموظف , كفاءة موظف , كفاءة موظفي , كفاءة موظفين , إدارة الوثائق , إدارة تدفق سير العمل , إدارة تدفق العمل , سير العمل , تدفق العمل , الاتفاقيات , اتفاقيات , الضوئي , النظام الضوئي , قراءة , الصورة المقروءة , التوقيع الإلكتروني , توقيع إلكتروني , التواقيع الإلكترونية , النسخ , النسخ السابقة , استرجاع , الإصدار , إصدار , الإصدارات , إصدارات , السابقة , سابقة , فلترة , الفلترة , الفرز , فرز , الدعم , دعم , صلاحيات , الصلاحيات , صلاحية , الصلاحية , البيت الواحد , المنزل الواحد , الانطباعات , الآراء , الرأي , التعليق , التعليقات , تعليقات , المشاكل , مشاكل , شكاوي , الشكاوي , الاجتماعات , اجتماعات , إدارة الاجتماعات , إدارة الاجتماع , محرك البحث , محركات البحث , البحث المركب , البحث المتقدم , بحث متقدم , بحث مركب , مناجم البيانات , قواعد البيانات , التنقيب , مناجم قواعد البيانات , تصميم , تصميم التقارير , تنسيق التقارير , التسويق ,تسويق , السوق , سوق ,التخطيط , إدارة التخطيط , تخطيط , تخطيط الموارد , التخطيط الاستراتيجي , المساعد الفوري , المساعدة الفورية , الدردشة , دردشة , المحادثة , المحادثات , محادثة , محادثات , الشريك , شريك , الشركاء , شركاء , أولوية , الأولوية , مشرف , المشرف , المشرفين , الإشراف , مشرفين , فريق , فريق العمل , فريق عمل , فرق العمل , فرق , فئة , الفئة , شريحة , الشرائح , شرائح , تنظيم العمل , انتقال البيانات , تبادل البيانات , المشاكل , مشاكل , شكاوي , الشكاوي , الخارجية , الداخلية , داخلية , خارجية , رسالة , الرسالة , الهدف , الأهداف , أهداف , هدف , تحميل , تحميل الملفات , الفواتير , فواتير , المصرفات , مصروفات , النظام المحاسبي , نظام محاسبي ,المدفوعات , المدفوع , نظام المدفوعات , الحسابات , حسابات , دورية , الدورية , وحدة المحاسبة , المعاملات , معاملات , العمل المحاسبي , الدورة المحاسبية , فايز , فايز فرحان , فايز الفرحان , فايز العنزي , الدكتور فايز الفرحان , د. فايز الفرحان , الدكتور فايز فرحان , الدكتور فايز فرحان العنزي , الريادة , الريادة والتميز , التميز , الريادة والتميز للتسويق , تطوير الأعمال , مبدأ لي , البديل , بديل , البدائل , بدائل
, LMS, Fayez , Fayez ALFarhan , Fayez ALAnazi , Fayez Farhan ALAnazi , Dr. Fayez , Dr. Fayez ALFarhan , Dr. Fayez ALanazi , Dr .Fayez Farhan ALanazi , Wiziq , WizIQ , ProProfs , online , Training , online training , eTraining , e-Training , e-Learning , eLearning , Microsoft , sharepoint , share point , SAAS , TeamWox , Software as a Service , Search Engine , Document Management , DocFlow , CRM , Electronic Document Management , Human Resource Management , HRM , Workflow Automation , Workflow , Automation , Marketing Campaigns , Marketing , Campaign , TeamLab , Pipedrive , Banckle CRM , Atollon Lagoon CRM , Ubidesk , SugarCRM , BlueCamroo , Zimplu CRM , Banckle , Atollon Lagoon , Atollon , Lagoon , Ubidesk , Zimplu
نـمـاء .. إنماء .. تنمية .. لك .. لي .. لنا 
اترك تعليقًا